Tampereen yliopiston tuore tutkimus kertoo, että etäkokoukset voivat olla tuottavampia ja tehokkaampia kuin lähikokoukset, kun ne organisoitu hyvin ja vuorovaikutus toimii. Palaverismista tuottaviin kokouksiin -tutkimus toteutettiin Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksessa.
Tutkimushankkeen mukaan kokous- ja työhyvinvoinnin kannalta kokousten laatu on tärkeämpää kuin niiden määrä. Laadulla tarkoitetaan kokousten organisointia sekä vuorovaikutusta kokousten aikana ja ennen ja jälkeen.
Tutkimushankkeen johtajana toiminut professori Anne Mäkikangas pitää tuloksia merkittävinä.
”Hankkeemme on ensimmäinen laaja-alainen tutkimus Suomessa, joka kartoittaa kokousten vaikutuksia työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Samalla se murtaa myyttejä kokouksiin liittyvässä julkisessa keskustelussa ja antaa selkeitä eväitä työelämän kehittämiseen”, hän kertoo Tampereen yliopiston tiedotteessa.
Aiemmat tutkimukset ovat nostaneet esiin etäkokouksiin liittyvää väsymystä ja työhyvinvointiin liittyviä ongelmia. Tältä osin uuden tutkimuksen tulokset ovat yllättäviä. Se osoitti, että etäkokoukset koetaan ajankäytön kannalta tehokkaammiksi. Sen sijaan lähikokouksissa asiasta harhaillaan helpommin.
Vuorovaikutusta koskevat tulokset olivat osin ristiriitaisia. Kyselytutkimusten mukaan etä- ja hybridikokousten vuorovaikutus toimii hyvin, mutta laadulliset havainnot korostivat lähikokousten vuorovaikutuksen vahvuuksia. Kaikissa kokousmuodoissa on omat hyvät puolensa, mikä kannattaa huomioida työpaikoilla.
”Kokousmuoto kannattaakin valita tilanteen mukaan: ideointi ja innovointi kukoistavat lähitapaamisissa, kun taas lyhyet päätös- ja tiedotuskokoukset sujuvat tehokkaimmin etä- tai hybridimuodossa”, Mäkikangas sanoo.
Taukojen merkitys korostuu
Tutkimus korostaa taukojen ja palautumisen merkitystä. Kokousten ja muiden työtehtävien välissä olevat tauot auttavat irrottautumaan edellisestä tehtävästä, mikä tukee työssä jaksamista.
Kokouksiin oltiin tyytyväisempiä ja niiden koettiin kuormittavan vähemmän silloin, kun tauot olivat pidempiä. Tutkimuksessa havaittiin myös, että niin sanottua multitaskausta ja kokouksia häiritsevää toimintaa esiintyi sitä vähemmän, mitä pidempiä tauot olivat.
”Tauotukseen ja palautumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota kaikissa kokousmuodoissa, mutta erityisesti etäkokouksissa, joissa multitaskaamista ja palautumisen haasteita koettiin eniten”, Mäkikangas toteaa.
Tutkimus paljasti myös, että kokousten kehittämisessä on puutteita. Usein kokousta ei ollut edes tunnistettu työelämän kehittämisen kohteeksi. Mäkikangas muistuttaa, että nykyaikaisessa asiantuntijatyössä kokoukset voivat olla ainoa hetki, jossa toisia kohdataan. Siksi hänen mielestään on ongelmallista, jos kokousten merkitystä työmotivaatiolle ei huomata aikana, jolloin yhteisöllisyys heikentyy ja työyksinäisyys lisääntyy.