Työoikeudellinen riskikartoitus – yrityksen sopimukset kannattaa tarkistaa ajoissa

KAUPALLINEN YHTEISTYÖ: LAKIASIAINTOIMISTO LEHTONEN OY

Yrityksen menestys rakentuu monen osa-alueen varaan, ja yksi usein aliarvioitu mutta kriittinen tekijä on työoikeudellinen riskienhallinta. Vaikka liiketoiminnan painopiste on usein asiakkaissa, tuotekehityksessä ja myynnissä, työsuhteisiin liittyvien sopimusten ja käytäntöjen ajantasaisuus on keskeinen osa vastuullista johtamista.

Työoikeudellinen riskikartoitus on ennakoiva toimenpide, joka voi säästää merkittäviä summia, aikaa ja mainehaittoja. Se auttaa välttämään kalliit riidat, viranomaisten asettamat seuraamukset ja tilanteet, joissa laiminlyödyt velvoitteet paljastuvat pahimmalla mahdollisella hetkellä.

Muuttuva lainsäädäntö edellyttää päivityksiä

Monet työnantajat saattavat ajatella, että työsopimukset ovat kertaluontoisia asiakirjoja, mutta todellisuudessa ne vaativat jatkuvaa huomiota. Työelämän lainsäädäntö muuttuu jatkuvasti, ja esimerkiksi perhevapaauudistus, etätyön sääntely tai määräaikaisten työsuhteiden ehtojen kiristykset vaikuttavat suoraan työnantajan velvollisuuksiin. Epäselvät sopimukset voivat johtaa riitoihin ja pahimmillaan oikeusprosessiin, joissa työnantajalla on usein näyttövelvollisuus.

Myös yrityksen oma toimintaympäristö elää. Vuosia sitten laaditut sopimukset eivät välttämättä enää vastaa nykytilannetta, ja puutteet voivat nousta esiin vaikkapa muutosneuvotteluissa, irtisanomistilanteissa tai työntekijän siirtyessä toisen työnantajan palvelukseen. Tällaisissa tilanteissa selkeät, ajan tasalla olevat asiakirjat suojaavat yrityksen etua.

Mitä riskikartoituksessa tarkastellaan?

Riskikartoitus on kokonaisvaltainen läpikäynti, jossa arvioidaan työsuhteiden hallintaan liittyvät asiakirjat, käytännöt ja prosessit. Tarkastelun kohteena ovat muun muassa työsopimuspohjat, koeaika, määräaikaisuuden perusteet, kilpailukielto ja irtisanominen, työaikajärjestelyt, etätyökäytännöt, työsuhteen päättämisen dokumentaatio, työterveyshuolto sekä tasa-arvosuunnitelmat.

Lisäksi selvitetään, vastaavatko henkilötietojen käsittelykäytännöt esimerkiksi rekrytointiprosessit ja arkistointi voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Kokonaisuuden tulee muodostaa johdonmukainen ja lakien mukainen kokonaisuus, joka tukee yrityksen tavoitteita.

Milloin riskikartoitus kannattaa tehdä?

Paras hetki riskien arviointiin on ennen kuin ongelmia ilmenee. Jos työsuhteisiin liittyviä asiakirjoja ja käytäntöjä ei ole tarkistettu pitkään aikaan, esimerkiksi yli vuoteen, tai jos organisaatiossa on tapahtunut muutoksia, on nyt oikea aika toimia.

Kartoitus voidaan tehdä sisäisesti HR:n ja johdon yhteistyönä tai ulkopuolisen asiantuntijan tuella. Ulkopuolinen näkökulma voi tuoda esiin epäkohtia, jotka muuten jäisivät huomaamatta. Prosessi alkaa tyypillisesti asiakirjojen läpikäynnillä, jatkuu käytäntöjen vertailulla lainsäädäntöön ja päättyy toimenpide-ehdotuksiin sekä selkeään priorisointiin.

Investointi yrityksen tulevaisuuteen

Työoikeudellinen riskikartoitus ei ole pelkkä muodollisuus tai hallinnollinen velvollisuus, vaan se on olennainen osa yrityksen strategista riskienhallintaa. Hyvin hoidettuna se parantaa työnantajamielikuvaa, vahvistaa oikeusturvaa ja mahdollistaa tehokkaamman henkilöstöjohtamisen.

Kun sopimukset ja käytännöt ovat kunnossa, yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa ilman turhia huolia. Kartoituksen avulla saa myös selkeän kuvan yrityksen työoikeudellisesta tilanteesta ja konkreettista tietoa mahdollisten epäkohtien korjaamiseen.

Vinkki työnantajalle: Jos yrityksesi työsuhteita ei ole arvioitu viimeisen 12 kuukauden aikana tai organisaatiossa on tapahtunut muutoksia, nyt on oikea hetki päivittää kokonaisuus. Ennakointi ei ole vain juridisesti viisasta, vaan myös hyvää ja vastuullista johtamista. Älä myöskään epäröi pyytää kartoituksen tekemiseen asiantuntija-apua. Asiantuntijan avulla tekeminen helpottuu ja mahdolliset epäkohdat tulee varmemmin huomattua.